デジタル時代の到来により、ビジネス文書作成スキルの重要性は増しています。特にテレワークの普及に伴い、メールやチャットの文章が仕事の評価に直結するケースも少なくありません。
今回は、ビジネス文書作成に欠かせない基本ルール6選と、避けるべき曖昧NGワード10選について解説します。具体例を交えてご紹介しますので、ぜひ文章力向上にお役立てください。
ビジネス文書作成の基本ルール6選
基本1．一文一義を意識する
1文に複数の情報を詰め込むと、読みづらくなります。1文1情報を徹底しましょう。
▼NG例
昨日の会議で決まった件についてお伝えしたいと思っておりまして、広告予算は50万円になり、広告クリエイティブ制作の納期は来月末の予定で、相手方の担当者はマーケティング部の田中様です。
▼OK例
昨日の会議で決まった件についてお伝えします。
広告予算は50万円です。
広告クリエイティブ制作の納期は来月末です。
担当者はマーケティング部の田中様です。
基本2．重要度順（逆三角形）で書く
「結論→理由→補足」の順番で伝えることで、相手が要点を素早く把握できます。
▼NG例
A社の商材情報が見つからなくて困っております。
現状としては公式サイトの情報が少なく、資料作成に時間がかかっています。
リサーチ業務が難航しているのですが、納期を1日延ばしていただけませんか。
▼OK例
リサーチ業務が難航しているため、納期を1日延ばしていただけませんか。
現状としては公式サイトの情報が少なく、資料作成に時間がかかっています。
A社の商材情報が見つからず困っています。
基本3．形容詞を多用しない
形容詞は主観的であいまいになりやすいため、具体的な数値や事実で表現しましょう。
▼NG例
B社は、給料が高くて、働きやすい会社です。
▼OK例
B社は、平均年収700万円以上で、フレックスタイム制を導入しています。
基本4．冗長表現や二重表現を避ける
「～することができる」や「一番最初」など、くどい表現は簡潔に修正しましょう。
▼NG例
①～することができる
②一番最初／必ず必要／最もベスト
▼OK例
①～できる
②最初／必要／ベスト
基本5．主語・述語のねじれに注意する
主語と述語が対応していないと、意味が分かりづらくなります。近づけて書きましょう。
▼NG例
弊社は、創業3年で100社以上の会社様へのサービス導入実績があり、マーケティング支援と人材紹介の両面からサポートしてきたのが、強みの源泉です。
▼OK例
弊社の強みの源泉は、マーケティング支援と人材紹介の両面からサポートしてきたことです。
創業3年で100社以上の会社様にサービス導入実績があります。
基本6．難しい用語は初出時に定義する
専門用語や略語は初出時に説明を添えることで、読み手に配慮できます。
▼NG例
SEOとLLMOのどちらも、E-E-A-T対策が重要です。
▼OK例
SEO（検索エンジン最適化）とLLMO（大規模言語モデル最適化）のどちらも、E-E-A-T（経験・専門性・権威性・信頼性）対策が重要です。
ビジネス文書の曖昧NGワードあるある10選
便利に見えて、実は伝わらない「あいまい表現」。特に注意したい10ワードと改善例をご紹介します。
- 最適化します → 入札単価と時間帯を調整し、CPAを15％改善します
- 効果検証します → ABテストを行い、CVRを比較します
- 改善します → 入力項目を削減し、送信完了率を20％向上させます
- 対応します → 本日17時までに見積書を作成し送付します
- 調整します → 来週の会議を水曜9時に変更します
- 早急に対応します → 今日中（18時まで）に修正版を送付します
- 検討します → 来週月曜までにA案とB案を比較します
- 確認します → デザイン進捗を確認し、報告します
- 共有します → 議事録を15時までにTeamsへアップします
- 強化します → SNS広告を週2回から週4回に増やします
まとめ
ビジネス文書は「分かりやすく・正確に・具体的に」が基本です。
- 1文1情報で読みやすくする
- 結論を先に書く
- 曖昧な表現を避け、具体化する
これらのルールを意識することで、相手に信頼される文書が書けます。文章は単なる伝達手段ではなく、信頼を築く武器です。ぜひ日常業務で活用してください。
