「あの資料、どこに入れたっけ？」
「えーっ、保存したはずの資料がないなんだけど」
このようにファイル探しに時間をとられて、イライラすることはありませんか？
情報やデータがどんどん増える現代において、ファイル整理のスキルは“できる人”の必須スキルです。
この記事では、誰でも実践できるパソコンファイル管理のコツを紹介します。

仕事の効率を上げ、ストレスを減らすために、今日から整理を始めましょう。

なぜ情報は迷子になるのか？

情報迷子になる原因は、大きく3つあります。

• 保存場所がバラバラ：ローカル・クラウド・USBメモリなどを使い分けているつもりが管理不能に。
• ファイル名が曖昧：「最終」「修正済み」「本当の最終」など、どれが最新かわからない。
• フォルダ構成が混乱：必要な資料が深い階層に埋もれてしまい、たどり着けない。

この“迷子ファイル”の状態を放置しておくと、作業効率が落ちるばかりか、チームや部門間の連携にも悪影響を及ぼします。

整理の第一歩は「フォルダ構成の設計」

情報迷子の解決策として、まずはフォルダの設計図をつくりましょう。

▼おすすめ構成例

01_営業資料
  └ 2025_04_提案書_ABC社様.pdf
02_請求関連
  └ 2025_05_請求書_○○株式会社様.xlsx
03_社内共有
  └ マニュアル／議事録／フォーマット

ポイントは、以下のとおりです。

• 用途別に分ける（例：通常業務、プロジェクト）
• フォルダは3階層以内に収める（例：大分類、中分類、小分類）
• 並び順を意識し、先頭に番号をつける（例：01、02、03）

「ファイル名」で検索効率が大幅アップ！

ファイル名のつけ方のコツは、「日付」「取引内容」「取引先」を含めることです。これらのキーワードを入れておくだけで、検索性は劇的に向上します。

【NG例】検索に引っかかりづらいファイル名
「資料」
「最終版」
「修正_2」

【OK例】検索に引っかかりやすいファイル名
「2025_0501_提案資料_ABC社様.pptx」
「2025_0422_請求書_株式会社○○様.xlsx」

ちなみに、日付は「西暦何年_何月何日」のように書くことで、並び替えが簡単になります。

クラウドとローカルの保存先を使い分ける

クラウドとローカルのどちらに保存するか、使い分けに悩む方も多いでしょう。

機密情報は、セキュリティ対策が万全な「社内セキュア環境」で、別途管理するのが望ましいでしょう。フォルダやファイルの保管先のルールを社内で統一することも重要です。

“よく使う資料”はショートカットで即アクセス

頻繁に使うファイルは、すぐアクセスできるようにしておくと便利です。

• 「★よく使う資料」などのファイルを作成する
• デスクトップにショートカットを置く
• ブラウザのブックマークバーに固定する

月1の“ファイル断捨離”でスッキリ維持

フォルダ・ファイルの整理は、一度やったら終わりではありません。

月に一度、以下を実行するだけでキレイを保てます。

• 古いファイルは「アーカイブ」フォルダへ移動
• 重複ファイルは削除 or 最新に統一
• 名前が曖昧なファイルは見直す

“月初の朝30分”など、ルール化すると習慣にしやすくなります。

共有フォルダは“誰でもわかる”を意識

チームでファイルを共有する場合は、以下を徹底しましょう。

• フォルダやファイルの命名ルールをマニュアル化
• 共通語（例：提出→「提出書類」、議事録→「MTG議事録」など）を使う
• 新人でも迷わないように“初見でも伝わる”名称を

共有フォルダの整理は、チーム全体の「業務効率」に直結します。

まとめ：整理は“探さないための投資”

フォルダ・ファイル整理は、面倒くさいと思うかもしれませんが、“探す時間をゼロにする”ことは、生産性の最大化につながります。

一度整理しておけば、作業のスピードもストレスも格段に改善できます。小さな習慣の積み重ねが、大きな時間の節約につながります。

情報迷子を卒業して、仕事がサクサク進む作業環境を手に入れましょう。