ATS（採用管理システム）とは、煩雑な採用業務を一元管理して効率化できるシステムのことです。選び方のポイントは「必要な機能」「使いやすさ」「システム連携」「セキュリティ対策」の4つ。そして導入は「要件定義→選定→導入→テスト→運用開始」の5ステップで進めるのが一般的です。
本記事では、ATSの選び方や導入手順を知りたい方、導入を検討している方向けにATSについて解説しています。
ATS（採用管理システム）とは？
ATSとは「Applicant Tracking System（アプリカント・トラッキング・システム）」の略称で、直訳すると「応募者追跡システム」、日本では一般的に採用管理システムと呼ばれています。
採用業務は、
・求人票の作成・掲載
・応募者の受付・書類管理
・面接日程の調整
・選考評価の共有
・合否連絡・内定フォロー
など、非常に多くの工程があります。これらをExcelやメールで管理していると、確認漏れ・対応遅延・属人化が起こりやすくなります。
ATSを導入することで、これらの業務を一元管理・自動化・可視化でき、採用活動全体の質を大きく向上させることが可能です。
ATS導入の主なメリット
① 採用業務にかかる時間とコストを削減できる
応募者情報の入力や進捗管理を自動化できるため、手作業による工数を大幅に削減できます。結果として、人事担当者は戦略設計や面接など、より付加価値の高い業務に集中できます。
② 求職者への対応スピードが向上する
応募受付の自動返信や面接調整の効率化により、求職者へのレスポンスが早くなります。対応の速さは企業イメージにも直結し、選考辞退の防止にもつながります。
③ 社内での情報共有が円滑になる
採用に関わるメンバー全員が、同じ画面で応募者の状況を確認できるため、情報の行き違いや確認コストが減ります。評価基準の統一や引き継ぎもスムーズです。
ATSの主な機能
ATSには、以下のような機能が搭載されています。
- 求人情報管理
自社採用サイトや複数の求人媒体への掲載・更新を一元管理 - 応募者情報管理
履歴書・職務経歴書・応募履歴をクラウド上で一括管理 - 選考進捗管理
面接日程、評価、選考ステータスを可視化 - 内定者管理・フォロー
内定通知やフォローメールを効率化し、内定辞退を防止 - 分析・レポート機能
応募数・通過率・採用単価などを分析し、採用改善に活用
ATSによって強みのある機能は異なるため、自社の採用課題に合った機能を見極めることが重要です。
ATSの選び方：4つのポイント
① 必要な機能が備わっているか
まずは、自社の採用フローを整理し、「どの業務に最も時間がかかっているか」を明確にしましょう。その業務を効率化できる機能があるかが重要です。
② ストレスなく利用できるか
操作性や画面の見やすさは、日常的に使うツールだからこそ重要です。使いにくいATSは、定着せず形骸化する原因になります。
③ システム連携が可能か
求人媒体、LINE、Slack、カレンダーなど、既存ツールとの連携可否を確認しましょう。特に新卒・若年層採用では、LINE連携の有無が成果に影響するケースもあります。
④ セキュリティ対策が十分か
個人情報を扱うため、SSL暗号化、二段階認証、アクセス権限管理など、セキュリティ対策は必須条件です。
ATS導入の5ステップ
ATS導入の5ステップ
- 要件定義
採用人数・採用手法・必要機能を整理 - ATS選定
複数サービスを比較し、トライアルで操作性を確認 - 導入作業
データ移行、初期設定、システム連携を実施 - テスト運用
実際の採用フローで試し、課題を洗い出す - 本格運用開始
分析と改善を繰り返し、運用を定着させる
ATS導入でよくある失敗例
・機能が多すぎて使いこなせない
・現場の意見を聞かずに導入してしまった
・運用ルールを決めず、結局Excelに戻った
こうした失敗を防ぐためには、現場目線での選定と運用設計が欠かせません。
まとめ
ATSは、採用業務を効率化し、採用成果を最大化するための重要なツールです。
「必要な機能」「使いやすさ」「連携性」「セキュリティ」の4点を軸に、自社に合ったATSを選び、5ステップで計画的に導入することが成功のポイントです。採用競争が激化する今だからこそ、ATSを活用し、優秀な人材を逃さない採用体制を構築していきましょう。
採用活動を効率化し、優秀な人材を逃さないためにも、ATS導入をぜひ検討してみてください。
