毎年、企業間で年賀状を送る儀式に、疑問をお持ちではありませんか？
「建前のビジネス年賀状は出すのをやめる」と、年賀状廃止を実施する企業が続々と増えているようです。
実際に年賀状をやめた企業は、NTT・KDDI・ヤマダHDなどなど。
その社会背景にあるものは、環境・SDGsへの配慮やデジタル化の推進です。
ほかにも、虚礼廃止・コスト削減・ペーパーレス化といった、企業側のメリットもあります。
本記事では「企業での年賀状廃止が広がる理由」や「企業側のメリット・デメリット」、そして「年賀状じまいをお知らせする文例」について、詳しくお伝えしています。
「ビジネス年賀状をやめるか、やめないか」を判断するヒントになると幸いです。
また、もし年賀状廃止を考えているのなら、その後の新年の挨拶の方法は営業マンにとって重要な懸念点となるでしょう。以下の記事では、デジタルでの新年の挨拶の背景、利点、そして手法について詳しく説明しています。是非、参考にしてみてください。
年賀状の代わりに考える！新規顧客へアピールする新年の挨拶、ホームページ活用術
企業間の年賀状廃止が広がる理由は2つ
ビジネスシーンでの年賀状廃止が広がっている理由は、「環境・SDGsへの配慮」と「デジタル化の推進」の主に2つが挙げられます。
環境・SDGsへの配慮
環境保全やSDGs（Sustainable Development Goals／持続可能な開発目標）達成のため、企業はCO2排出量の削減にも取り組んでいます。紙の年賀状を廃止すれば、車やバイクで配達する必要はありません。
デジタル化の推進
デジタル化やDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する取り組みとして、紙の年賀状を廃止する動きがあります。要するに、紙ではなくメールの年賀状への置き換えが進んでいるということです。
企業間の年賀状を廃止するメリット
企業が年賀状を廃止するメリットは、「虚礼廃止」「コスト削減」「ペーパーレス化」の主に3つです。
虚礼廃止
虚礼廃止とは、中身が伴っていない形だけの儀式をやめるということです。建前の年賀状であれば、多くの場合、顧客との関係性維持に役立ちません。無駄な業務を発見し、省いていくスタンスは、利潤向上においても大切です。
経費削減
紙の年賀状をやめることで、年賀状手配のお金と時間を両方節約できます。具体的には、ハガキ代（1枚63円～）・印刷代などの費用、年賀状の調達や配達の手配を行う手間が削減可能です。メールなどを使ったデジタルの年賀状にすれば、ほとんど経費をかけずに、瞬時に送付できます。
ペーパーレス化
会社のペーパーレス化を推進できます。紙削減は、業務効率化やテレワーク導入に欠かせない取り組みの1つです。また先述した内容と重複しますが、環境にも優しく、SDGs達成にも貢献できます。
企業間の年賀状を廃止するデメリット
企業間の年賀状を廃止する最大のデメリットは、今年1年間の感謝の気持ちを伝える貴重な機会を失ってしまうことでしょう。
もちろん、心のこもっていない「建前の年賀状」であれば、廃止しても問題ありません。しかし心のこもった「本音の年賀状」は、話が別になります。
その理由は、「うれしい！」と感じる顧客も一定数おり、良好な関係性を維持するツールとして一役買っている場合もあるからです。
特に、ご年配の方は年賀状のやりとりを大切にしている傾向が強く、突然やめてしまうと悪い印象をもたれてしまうかもしれません。
このようなデメリットがあるため、年賀状は一概にやめるべきとは言いきれません。
企業間の年賀状廃止をお知らせする文例
では、仮にビジネス年賀状をやめるとしたら、どんな内容のメールを送ればいいのでしょうか。これは「社外向けか、社内向けか」によっても異なるので、それぞれ文例をお伝えしましょう。
社外向けのメール文例
社外向けの年賀状じまいメールは、以下のような「件名」と「理由」がおすすめです。
- 件名：本年度の年賀状廃止についてのご連絡
- 理由：ペーパーレス化の推進／テレワークの推進／経費削減など
また角が立たないためのひと工夫として、「すべてのお取引先様に」といった一文を添えておくといいでしょう。「貴社だけ廃止しているわけではありませんよ」というニュアンスが伝われば、変に疑問をもたれるリスクは少なくなります。
メールを見逃す場合もあるので、ホームページのお知らせに公開するのもおすすめです。
社内向けのメール文例
社内向けの年賀状じまいメールは、次のような「件名」と「理由」がおすすめです。
- 件名：本年度の年賀状廃止に関するご連絡
- 理由：昨今の社会情勢を考慮して
件名は、社外向けの書き方と同じでも構いませんが、区別がつくように一文変えてもいいでしょう。
そして年賀状廃止の理由は、やや抽象的なものをおすすめします。一例を挙げると、「社会情勢」を理由にすると無難でしょう。というのも、経費削減や環境保全など、下手に具体的な理由をつけると、人によっては心証を害してしまうからです。
企業の年賀状廃止のまとめ
伝統的な年賀状を単なる形式として送る習慣に再考の余地があると感じ、実際に年賀状の発行を中止する企業の数が増えてきていることを触れてきました。
これにはいくつかの主要な理由があります：
・環境問題やSDGsの取り組み、そしてデジタル化の進展といった時代の流れ。
・虚式を省き、コストを削減し、ペーパーレスを進めることで得られる企業の利益。
また、年賀状の中止をEメールで通知する場合、以下のような理由を挙げるとスムーズに伝えることができるでしょう：
取引先：ペーパーレス推進、テレワークの拡大、経費の削減など。
社内 ：現在の社会的背景や状況を考慮して。
この記事が、「年賀状を継続するか、それとも中止するか」という選択をする際の参考として役立てば嬉しいです。
冒頭でも触れた通り、もし年賀状廃止を考えているのなら、その後の新年の挨拶の方法は営業マンにとって重要な懸念点となるでしょう。以下の記事でデジタルでの新年の挨拶の背景、利点、そして手法について詳しく説明しています。是非、参考にしてみてください。
