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2020.12.14 お役立ち資料

【Excelテンプレ有り】タスク管理をGoogleスプレッドシートとGoogleカレンダーでGTDっぽくやってみよう!

こんにちは!あまのんです!

みなさんは普段どのようにタスク管理をしていますか??

手帳に直接書いたり、付箋を使ったりと様々だと思いますが、私の場合はどうしても手書きだと漏れてしまいます…

漏れているにも関わらず次のタスクが舞い込んできて( ゚д゚)となってることも。タスクのトンネルモードです。

そこで、今回はタスクが漏れなくなり且つ上司からの無茶ぶりが防止できるタスク管理方法をご紹介します!

「期限ギリギリで徹夜だ、、、」「あ!!上司に言われていたのに、忘れてた!」なんてタスク管理について悩んでいる方には是非最後まで読んでいただき、明日からお役に立てればうれしいです^^

基本はGTD(ジーティーディー)!

みなさんはGTDってご存知ですか?

GTDとは、生産性向上コンサルタントであるデビット・アレンさんの著書「仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法」の中で提唱したタスク整理術です。

「物事をやり遂げる」という意味の“Getting Things Done”の頭文字をとってGTDと呼ばれています。

わたしたちは日頃重大なものから軽微なものまで多くのタスクを処理していますが、情報過多の現代、そのタスク量は増える一方です。そしてタスクは漏れる一方でストレスが溜まるばかりです!(笑)

GTDはそんな現代人のためのタスク管理手法です。

GTDの5つのステップ

GTDは5つのステップで構成されています。これを一定の期間で繰り返します。

1、収集

頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること」をメモ帳などに書き出します。机に貼ってある付箋や手帳のメモ書きもそうですが、郵便物(高熱費の支払いとか)なども見てプライベートのやるべきことも書き出しましょう。

ポイントは全て書き出すこと!

2、処理

書き出した「やらなければならないこと」「気になっていること」を処理します。処理の仕方は諸説あるんですが、私が分かりやすいと思ってやっている処理の仕方を紹介します。

処理①:2分以内にできることはすぐやる!

2分で処理できることは処理し、収集したリストから抹消します。

2分で出来ることってあまりピンとこないかもですが以外とあるんですよね。
カレンダーに予定を追加するとか、上司からのメールに返答をするとか。2分で出来ることが増えるように簡素化・システム化・スキルアップするのも大切ですね。

処理②:期日を設定する!

クライアントワークや社内のワークフロー上の仕事は100%期日があります。上司から指示されるなるなる早タスクも期日はあるのでキチンと確認すれば期日が設定できます。

どんなタスクでも、期日を決めるのが大事です!

期日が無いタスクはいっそのこと捨てても良いかもです^^

3、整理する

残ったタスクを確実に消化するために、タスクを常時追跡できるようステータス管理で整理します。

例えば、「自社のブログを執筆する」というプロジェクトでテーマの選定というタスクがあるとします。タスクを終了するには上司のレビューが必要なら、作業後にステータスを連絡待ちにする。というだけです。

4、見直す

タスクリストは毎日見直しましょう!

時にはタスクの期日を変えたり、新しい仕事を追加したり、
常に最新のリストにしないとまたストレスが溜まります!

5、実行する

良い計画やリストがあっても、当たり前ですが実際の仕事をしないようでは意味がありません!先延ばしにせずに、毎日コツコツと実行していきましょう^^

基本となるGTDを紹介したので、いよいよスプレッドシートとGoogleカレンダーでのタスク管理術を紹介していきます!

タスク管理表へタスクを入力する

GTDの基本でありもっとも大切な工程は「収集」です。
弊社では、書き出したタスクをGoogleスプレッドシートで作成されたタスク管理表に都度入力します。表計算ソフトを使えば、一行一タスクになるので分かりやすいですね~。

当社のタスク管理表

タスク管理表で最低限必要な項目はステイタス・優先度・タスク名・完了予定日の4つです!これに加えて弊社では分類・プロジェクト・工数予実・完了予実を足しGTDっぽく使えるようにしています。

また、各項目には下図の入力ルールが敷かれているので、誰が見てもタスク消化状況が分かるようになっています。

それでは、タスク管理表に思いつくだけの1週間くらいのタスクをバーーーーーーーーーーーーーーっと入力しましょう!

よーいどんっ!!!

入力が終わったらGoogleカレンダーに登録していきます。

タスク管理表を作るのが手間だなーという方は、当社が使っているタスク管理表のExcel版をダウンロード頂けますのでご利用くださいー!

↓↓

Googleカレンダーへタスクを登録

タスク管理表に入力したタスクをGoogleカレンダーに時間単位で入力します。

すると下図のようにタスクと通常予定が混在した仕事の順番と所要時間がパッと見で分かる予定表が完成します!

Googleカレンダーの予定登録は、平日毎日や毎週月曜日などの繰り返し登録ができますのでルーティンワークは繰り返し登録をしましょう。

この管理方法のメリットは以下の通りです。

1.一つ一つのタスクに集中できる

仕事の順番が決まっていますので緊急タスク以外は後回しにできます!だから、目の前のタスク消化に集中できます。

2.上司からの無茶振りが減る!(かもしれない)

部下に仕事を依頼するとき、予定を確認し、空いている時間に指示をします。
しかし、予定に外出や会議などのイベント予定しかいれていないとしたら、時間があると勘違いしてタスクを振られてしまうかもしれません。
Googleカレンダーを組織的に使っている方は、タスクもGoogleカレンダーに入れておけば無茶振りが減るかも!?

3、タスクにかける工数を意識できる

タスク消化に掛けれらる時間が一目瞭然だから、時間内に終わらせる!という意識が芽生え物凄いパワーを発揮できます(笑)

私もタスク管理はすっごい苦手です!ですが、ご紹介したタスク管理手法を実践していると矯正されたのか漏れを指摘されることが大分減りました^^

みなさんの参考になったら嬉しいです!

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