株式会社RECEPTIONIST（本社：東京都目黒区、代表：橋本真里子 以下、当社）が提供するクラウド受付システム「RECEPTIONIST」は1月9日、アポイントメント承認機能をリリースすると発表した。本機能により、来訪者を事前に把握し、承認された来訪のみ受付を可能とするセキュリティを高めた受付対応が可能になった。
機能概要
「アポイントメント承認機能」とは
「アポイントメント承認機能」とは、来客を伴うアポイントメント登録において、担当者以外の承認作業を追加できる機能である。
承認作業が行われてからアポイントメントが確定し、来訪者あてに受付時の二次元コードの発行・招待メールが送信される仕組みであるため、承認された来客のみが受付できるフローを確立できる。
本機能は、RECEPTIONISTプレミアムプランを契約中のユーザー企業であれば管理画面から設定・利用が可能。
「アポイントメント承認機能」の利用の流れ
RECEPTIONIST管理画面から、アポイントメント作成と同時に、予め指定した上長・関係者へ承認依頼をすることができる。
これまで行われてきたエクセル等で作られた申請書による社内承認プロセスや書面による受付係・守衛への共有が簡略化され、来客登録〜申請〜承認まで少ない工数での対応が可能。
1.（担当者）アポイントメント作成時に、予め指定した上長・関係者へ承認を申請する
作成後、承認者へ承認依頼メールが送信される。
2.（承認者）「申請受取中」タブに表示されたアポイントメントの内容を確認し、「承認」もしくは「差し戻し」をクリックする。
3.承認された時点でアポイントメントが確定し、来訪者へは招待メールが送信され、受付が可能。
※差し戻しを押した場合、担当者へは差し戻しメールが送付され、修正を行うことができるようになる。
「アポイントメント承認機能」が貢献するシーン
- 上長が部署内の社員のアポイントメントを事前把握・管理する
- 情報漏洩を防ぐため、事前の来訪者の種別（業者・関連会社・来客）を把握・管理する
- ショールーム見学・体験希望者の来場アポイントメントを担当者が事前に確認する
今後もあらゆるシーンの来客対応を効率化していくほか、セキュリティを重視する企業に向けた機能開発を強化していく。
■クラウド受付システム「RECEPTIONIST」
「RECEPTIONIST」は、内線電話や受付係の代わりに、受付に置かれたiPadで担当者を呼び出すことで、日程調整から会議室の予約、受付までワンストップで解決できるクラウド受付システムである。
Slack、Microsoft Teamsなど10種類の連携チャットツールのほか、SMSや着信音・メールで担当者を呼び出すことができ、企業に合わせた運用が可能。
来客履歴の自動保存、入力の手間をなくすQRコード機能など、社内・来訪者ともに受付に付随した業務の効率化を実現する。「調整アポ」「予約ルームズ」と併用することにより、日程調整→会議室予約→来客受付→会議室管理をワンストップで効率化できる唯一の受付システムである。
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